При работе с больничными листками нужно обращать внимание на некоторые детали, чтобы не нарушить законодательство. Я рассмотрела ситуации, которые работодатели часто упускают из внимания:
- Проверка подлинности листка нетрудоспособности;
- Длительность больничного листка;
- Ограничения при больничном по уходу за ребёнком, по беременности и родам;
- Выплата пособия по временной нетрудоспособности, если сотрудник уволен;
- Ведение электронных больничных листков.
Последствия такой невнимательности могут варьироваться от неприятностей с сотрудником до финансовых потерь предприятием и уголовной ответственности, если сотрудник сам изготавливает поддельные документы.
Подделка больничных листков
Финансовые потери при подделке листка нетрудоспособности
Когда сотрудник предоставляет больничный лист, предприятие выплачивает сотруднику пособие по временной нетрудоспособности. Не обнаружив факта подделки, работодатель ждёт возмещения из ФСС. ФСС не возместит сумму пособия, если при проверке выяснит, что документ поддельный.
Работодатель имеет полное право удержать сумму из заработной платы сотрудника, но не более 20% от этой суммы ежемесячно. Для удержания потребуется письменное заявление от сотрудника о согласии на удержание. Если сотрудник к моменту обнаружения факта подделки будет уволен, предприятие может взыскать деньги через суд.
Чтобы избежать этих неприятностей, перед выплатой пособия мы проверяем подлинность больничных листков самостоятельно, и рекомендуем делать это своим клиентам.
Проверка больничных листков
1. Цвет
Бланк больничного листа должен быть голубого цвета, светлее к центру и темнее по краям. Ячейки жёлтые. Весь листок нетрудоспособности заполняет фоновая сетка, только поле «подпись врача» гладкое, без сетки. На поверхности всего документа видны «волоски» синего, розового и светло-зелёного цвета, легче рассмотреть их на белом фоне в верхнем левом углу документа.
(образец больничного листка взят с сайта ФСС)
2. Водяные знаки
Документ имеет большой водяной знак, он виден на просвет – логотип Фонда.
3. Микротексты
Обратите внимание на строку «подпись врача», это не просто линия, это повторяющийся микротекст «ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ». Такой же микротекст вместо строк находится в правом нижнем углу, где будут находиться подписи руководителя и главного бухгалтера.
4. Печати
Наличие двух печатей, при участии врачебной комиссии в выдаче листка нетрудоспособности – 3 печати.
5. Целостность листа
Сотрудник приносит больничный лист без нижней отрывной части, так как эта часть остаётся в медучреждении.
Проверка больничного листка по номеру
Если после самостоятельной проверки остаются сомнения в подлинности документа, можно позвонить в региональное отделение ФСС России и уточнить подлинность больничного по номеру листка нетрудоспособности. Также на официальном сайте ФСС размещён перечень оригинальных, но утерянных или украденных больничных листов.
Ответственность за подделку листка нетрудоспособности
Сотрудник, подделавший листок нетрудоспособности может понести ответственность:
- Дисциплинарную: от выговора, лишения премии до увольнения
- Материальную: удержание неправомерно выплаченного пособия
- Уголовную: Если работник изготовил подложный документ самостоятельно, ему грозит уголовная ответственность (ч.1 ст. 327 УК РФ)
- ограничение свободы до 2 лет;
- до 2 лет принудительных работ;
- до 6 месяцев ареста;
- до 2 лет лишения свободы.
Длительность больничного листа
Период освобождения от работы заполняется в отдельном поле. Врач имеет право самостоятельно выдать больничный лист на период не дольше 15 календарных дней. Если больной не выздоравливает за 15 дней, решение о продлении больничного листа рассматривается врачебной комиссией.
Максимальный срок нахождения на больничном не может превышать 10 месяцев. Иногда этот срок может быть увеличен до года при диагнозах:
- туберкулез;
- состояние после оперативного вмешательства;
- долгозаживающая травма.
При неблагоприятном прогнозе начинается процедура оформления инвалидности.
Ограничения при больничном по уходу за ребёнком
При оплате больничного листа по уходу за больным ребёнком имеются ограничения по количеству дней в зависимости от возраста ребёнка.
Работодатель обязан отслеживать количество дней, чтобы избежать переплаты сотруднику.
| Возраст ребенка | БЛ выдается | Ограничения по оплате, дней в год |
|---|---|---|
| До 7 | На весь период лечения | 60 (90 — при некоторых заболеваниях) |
| 7–15 | 15 | 45 |
| Старше 15 | 7 | 30 |
Больничный по беременности и родам
Больничный по беременности и родам в большинстве случаев длится 140 дней. 70 дней до и 70 дней после родов. В случае оперативного вмешательства или осложнений, выдают второй листок нетрудоспособности длительностью 16 дней. Максимальная продолжительность больничного по беременности и родам, 194 дня, выдаётся при многоплодной беременности. Больничный по беременности и родам отличается от всех остальных тем, что с пособия не взимается НДФЛ.
Выплата больничного уволенному сотруднику
Работодатель обязан выплатить пособие по временной нетрудоспособности уволенному сотруднику, если больничный открыт датой не позднее 30 дней с даты увольнения. При этом:
- Сотрудник должен предоставить лист нетрудоспособности не позднее 6 месяцев с момента восстановления трудоспособности;
- Сотрудник не должен быть трудоустроен на момент болезни и это подтверждает предоставляемая им трудовая книжка, где ясно видно отсутствие другого работодателя;
- После увольнения к оплате принимается больничный лист только по случаю болезни самого сотрудника, а не по уходу за ребенком или родственником.
- Если уволенная сотрудница принесла больничный по беременности и родам, он не подлежит оплате.
На выплату пособия по временной нетрудоспособности у работодателя есть 10 дней после получения листка нетрудоспособности.
Как правило, пособие выплачивают с авансом или с заработной платой. Если работодатель не оплачивает больничный в течение 10 дней, то он обязан выплатить компенсацию.
Компенсация = Невыплаченная сумма * 1/150 ставки ЦБ * Количество просроченных дней
Электронные больничные листы
Система выдачи электронных больничных листов существует с 2017 года. Электронный и бумажный листок нетрудоспособности имеют одинаковую юридическую силу.
Использование электронных больничных листков избавляет от риска подделок, облегчает отслеживание количества дней. Такой листок нетрудоспособности невозможно испортить невнимательным заполнением или потерять.
Для использования электронного варианта необходима электронная подпись, компьютер, интернет и регистрация на сайте ФСС, поэтому работать с ними могут только организации, в которых внедрён электронный документооборот.
Резюме
Работая с бумажной версией листков нетрудоспособности, своевременно контролируйте подлинность полученных листков нетрудоспособности, правильность их оформления, расчетов, заполнения и выплаты. После проверки документации и расчетов Фондом социального страхования, сумма выплаченных сотрудникам пособий будет возвращена в бюджет организации без потерь.
Konsu предоставляет услуги ведения кадрового учёта. Наши специалисты знают все тонкости ведения кадровой документации, постоянно отслеживают изменения в законодательстве.
Свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы по кадровому документообороту.
