Многие компании на российском рынке используют 1С для бухгалтерии. Однако в своей практике мы часто сталкиваемся с тем, что руководители компаний не знают о функционале, который позволяет удобно извлекать и анализировать информацию. В статье мы рассмотрим отчеты, раскрывающие информацию о заработной плате.
Каждый отчет в 1С имеет множество вариаций и критериев отбора, которые могут настраиваться пользователем в 1С для индивидуального удобства. В статье мы будем пользоваться стандартными настройками, которые не требуют отдельного внимания пользователя.
Рассмотрим самые используемые отчеты по расчету заработной платы.
Анализ зарплаты по сотрудникам
Где найти?
Зарплата –> Отчёты –> Анализ зарплаты по сотрудникам
В чём суть?
В этом отчёте содержится информация обо всех начислениях и выплатах за выбранный период, а также об отработанных днях и часах, с разбивкой по подразделениям и по сотрудникам. В «Анализе зарплаты» видны все начисления за выбранный период. Строки соответствуют сотрудникам, сгруппированным по отделам или обособленным подразделениям. Столбцы показывают виды начислений и удержаний. В правой части отчета отображаются все выплаты, например, авансы, отпускные, выплаченные в межрасчет, заработная плата. Сальдо на конец месяца показывает переплату или недоплату, задолженность за предприятием или сотрудником.
Чем интересен руководителям?
Используя этот отчет, руководитель может:
- Оценить, какую долю в общем бюджете составляют выплаты по каждому подразделению;
- Увидеть, как много было переработано часов конкретным сотрудником, чтобы, например, понять, есть ли смысл в найме дополнительного работника;
- Понять, какой вид выплаты составляет наибольшую долю бюджета. Эта информация подскажет пути поиска альтернативных решений для экономии бюджета:
- Например, если обнаружено, что расходы на командировочные слишком высоки, то можно рассмотреть вариант решения некоторых задач удалённо или найти в штат сотрудника, живущего в часто посещаемом городе.
- Если высоки расходы на социальные выплаты, такие как пособия по больничным листам или декретные выплаты, можно обратить внимание бухгалтерии на необходимость быстрее вернуть деньги из Фонда социального страхования.
В отчете есть 4 варианта отбора:
- Организация. Такая группировка данных используется, если в 1С ведётся несколько юридических лиц.
- Подразделение. Этот отбор важен для заполнения деклараций 6НДФЛ и 2НДФЛ. Также руководителю полезно знать, какие зарплатные расходы есть на каждое подразделение. Можно оценить эффективность работы подразделений, сравнив эти расходы с прибылью, получаемой от них. Это особенно важно на начальных этапах работы подразделений, так как их открытие окупается не сразу, прибыль появляется позже.
- Должность. Этот критерий отбора позволит проанализировать начисления, например, всех менеджеров по продажам. Сделав подобный отбор, можно увидеть суммы выплат по командировкам, премии, бонусы.
- Физическое лицо. Развернутая информация о начислениях выбранному физическому лицу требует внимания, например, при расчёте увольнений, чтобы наглядно видеть все выплаты – компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, оклад. Главное – чтобы сальдо на конец месяца было равно 0. Если оно отрицательное, то сотрудник остался должен компании, и нужно выяснить причину этого или взыскать средства до того, как он уволится. Положительное сальдо говорит о том, что организация должна сотруднику, а несвоевременные выплаты грозят взысканием компенсации за каждый неоплаченный день.
Свод начислений и удержаний по организации
Где найти?
Зарплата –> Отчеты –> Свод начислений и удержаний по организации
В чём суть?
Свод обобщает итоги по различным видам начислений за выбранный период.
Чем интересен для руководителей?
Используя этот отчёт удобно отслеживать динамику по периодам. Руководителям и аналитикам требуется сравнивать выплаты за текущий и предыдущие годы. Допустим, большую долю расходов составляли командировочные выплаты, но с открытием филиала в другом городе они сократились. Оклад по дням также может уменьшиться, если заработная плата в том регионе ниже.
Другая ситуация: выплаты за текущий и предыдущий годы по каждой строке примерно равны, но с появлением нового отчёта 6НДФЛ явно увеличилась доплата за работу в праздники и выходные. Это риск снижения мотивации сотрудников бухгалтерии, так как расходуется их личное время. Возможно, стоит рассмотреть возможность найма нового работника.
Бухучёт
Где найти?
Зарплата –> Отчёты –> Бухучёт
В чём суть?
В этом отчёте отражена информация об общей сумме начислений за выбранный период, налогов и взносов с этих начислений.
Чем интересен для руководителей?
В этом отчёте можно заметить изменения суммы взносов в фонды в течение года и планировать взносы на следующий год. Например, к концу года взносы в ПФР и ФСС могут уменьшаться. Принципиальное значение имеет достижение предельной базы начислений сотрудникам. Для расчета взносов в ПФР предельная база – 1 021 000,00р. После превышения предела, ставка взносов в Пенсионный Фонд меняется с 22% до 10%. Взносы в ФСС после достижения базы в 815 000,00 перестают выплачиваться. То есть к концу года доля взносов в ПФР и ФСС от общих начислений значительно уменьшается от первоначальных 30%.
Если в начислениях предел не достигнут, прогнозировать расходы на взносы легко, они составляют 30% от начислений, за исключением необлагаемых видов выплат. Но в большинстве организаций происходит превышение предельной базы и снижение ставок. В таком случае проще ориентироваться на отчет за прошлый период, чем рассчитывать самостоятельно.
