Многие компании на российском рынке используют 1С для бухгалтерии. Однако в своей практике мы часто сталкиваемся с тем, что руководители компаний не знают о функционале, который позволяет удобно извлекать и анализировать информацию. В предыдущей статье мы рассматривали отчёты по заработной плате. Сейчас перейдём к самым используемым кадровым отчётам в 1С.
Личные карточки сотрудников (Т-2)
Где найти?
Кадры → Кадровые отчеты → Личные карточки Т-2
Для чего нужен?
В этом отчёте собрана полная личная информация по каждому сотруднику: дата рождения, место рождения, адрес проживания и прописки, состав семьи, образование, стаж работы, приём на работу, награды и поощрения, переводы внутри организации и повышения в должности,
Руководителю будет полезно использовать этот отчёт, если он хочет узнать подробно о новом работнике, или у него просто возникли вопросы о каком-то сотруднике компании.
Личные данные сотрудников
Где найти?
Кадры → Кадровые отчеты → Кадровые изменения
Для чего нужен?
Отчет позволяет осуществить отбор по подразделению, должности и сотруднику.
Если в отчёте «Личная карточка» содержится несколько страниц информации о выбранном человеке, то отчёт «Личные данные сотрудников» можно формировать по нескольким сотрудникам по интересующему критерию: подразделению, должности, дате рождения и пр.
Он позволяет посмотреть данные из личных карточек, например, сотрудников из одного подразделения, одной должности или по любому другому критерию. Например, средний возраст работников бухгалтерии или специалистов по маркетингу, или долю иностранных сотрудников на производстве.
Свод кадровых изменений
Где найти?
Кадры → Кадровые отчеты → Кадровые изменения
Для чего нужен?
Отчет поможет решить следующие задачи и ответить на вопросы:
- Какие кадровые изменения произошли за выбранный период?
- Сколько уволено и принято сотрудников?
- Как изменялась должность выбранного сотрудника?
- Проанализировать по подразделениям какие приёмы и увольнения и как часто происходили.
Отчет позволяет выбирать различные варианты группировки в зависимости от целей руководителя. Для этого нужно кликнуть на «Ещё» в правом верхнем углу экрана, выбрать «Прочее» → «Изменить вариант отчёта» и отметить нужные пункты в разделе «Отбор». Доступна группировка:
- По выбранному подразделению. Можно увидеть сколько было увольнений и приёмов, или проследить за ростом нужного сотрудника внутри какого-то подразделения.
- По виду события: приём, перемещение, увольнение и пр.
Можно увидеть всех уволенных или принятых, понять, как расширялся или сокращался штат, на каких должностях были приняты новые сотрудники. Если выбрать все перемещения, можно увидеть изменения обязанностей у работающих сотрудников и дату, когда они произошли. Перемещения показывают, как часто у сотрудников происходит смена обязанностей. Стабильность состава является показателем, что людям нравится работать в компании. Многолетняя работа одного человека эффективна с точки зрения качества выполняемой работы. Но сотруднику может наскучить много лет выполнять одни и те же обязанности. Сохранить добросовестных работников помогает горизонтальное перемещение, которое заключается в смене обязанностей, например, внутри отдела. Это возможно если сотрудник имеет профильное образование и в теории уже знаком с предстоящими обязанностями, мотивация перехода на новые выполняемые операции позволяет вникнуть быстро и с наименьшими потерями. Коллега обучает качественно уже знакомого человека. - По должности. Кто работает на выбранной должности, сколько ставок, когда был принят сотрудник.
Коэффициент текучести кадров
Кадры → Кадровые отчеты → Коэффициент текучести кадров
Для чего нужен?
Отчёт собирает информацию по приёму, увольнению и средней численности. Из этих данных рассчитывается коэффициент текучести кадров.
Под коэффициентом текучести кадров (КТК) принято понимать отношение сотрудников, уволенных за отчетное время, к среднесписочному их количеству за тот же период.
На скриншоте показан вид отчёта со стандартными настройками (по всей организации). Также можно сформировать отчёт подразделению, физическому лицу или должности.
Анализируя коэффициент текучести, надо понимать, что на него влияет общее количество сотрудников и частота приёма и увольнений. Например, если в организации оформлен только генеральный директор, он был принят и уволен, то коэффициент текучести будет 100%.
Информация о текучести позволяет руководителю обнаружить и устранить явления, препятствующие эффективной работе персонала. Если из одного отдела сотрудники увольняются значительно чаще, чем из остальных, это повод обратить внимание на кадровую политику и отношение руководства, и выяснить правдивые причины потери работников.
Остаток отпусков
Где найти?
Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков
Для чего нужен?
В этом отчете отражаются данные по каждому сотруднику, сколько дней отпуска было начислено со дня приёма, когда и сколько дней отпуска он использовал и сколько дней отпуска осталось у сотрудника.
Для удобства просмотра общих данных, можно скрыть подробную информацию об использованном отпуске и увидеть только остатки по каждому сотруднику.
Отбор можно настроить по подразделению и по сотруднику.
Чем полезен для руководителей?
Для руководителя, информация об остатке отпуска может быть полезна:
- для понимания на сколько дней сотрудник может уйти в отпуск;
- в случае увольнения сотрудника можно оценить, какой бюджет потребуется для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск.
Отсутствия сотрудников
Где найти?
Кадры → Кадровые отчеты → Отсутствия сотрудников
Для чего нужен?
- В этом отчете видна информация, когда, сколько дней и по какой причине отсутствовал сотрудник.
- Можно выяснить, сколько проводит в командировке тот или иной сотрудник и по необходимости равномерно распределить нагрузку.
- Понять, как часто ходит сотрудник на больничный и влияет ли это на качество работы.
Например, если работник берёт отпуск по уходу за ребёнком, срок, за который выплачиваются отпускные, ограничен. После преодоления максимального предела, установленного законодательством, порядок оплаты изменяется. Количество дней оплачиваемого больничного зависит от возраста ребенка.
Если болеет ребёнок младше семи лет, то пособие родителю выплачивают не более чем за 60 дней в году. Исключением являются заболевания из числа включенных в Перечень № 84н – не более чем за 90 дней в году.
Если ребенку уже исполнилось 7, то пособие по временной нетрудоспособности можно получить только за 15 дней по каждому заболеванию. При этом действует суммарное годовое ограничение в 45 дней.
Если лимит исчерпан, за дни болезни, которые превышают годовую норму, пособие не назначают. Но такие дни ухода по больничному листу признают уважительной причиной для отсутствия на работе.
Данные в отчете возможно формировать по выбранному подразделению, сотруднику или нескольким сотрудникам.
