HR-Audit

Ein HR-Audit ist eine unabhängige Überprüfung der Personalaktenverwaltung auf die Einhaltung des Arbeitsrechts, der Unternehmensrichtlinien und -politik. Ein HR-Audit wird benötigt,

  • wenn eine Betriebsprüfung durch die Arbeitsinspektion bevorsteht;
  • wenn ein für die Personalaktenverwaltung verantwortlicher Mitarbeiter das Unternehmen verlässt;
  • um finanzielle, rechtliche und Reputationsrisiken abzuwenden.
ANGEBOT ANFRAGEN

Was bringt ein HR-Audit?

Wir überprüfen

  • ob die erforderlichen HR-Dokumente vorliegen und ordnungsgemäß geführt werden;
  • wie die HR-Dokumente angelegt, abgestimmt, registriert und verwahrt werden.

Ergebnis

  • Feststellung etwaiger Verstöße gegen russische Gesetze;
  • Gutachten darüber, ob die Organisationsstruktur der Personalabteilung optimal ist;
  • Gutachten darüber, ob die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter korrekt ausgezahlt werden und der Durchschnittsverdienst ordnungsgemäß berechnet wird;
  • Reduzierung des HR-Dokumentenvolumens;
  • Vermeidung von finanziellen, rechtlichen und Reputationsrisiken.

Spitzen-Rankings

Konsu zählt zu den führenden Beratungsunternehmen in Russland. Wir sind in folgenden Ranglisten der Ratingagentur Expert RA vertreten:

  • Top 10 der Buchhaltungs-Outsourcer
  • Top 10 der Lohnabrechnungs-Outsourcer
  • Top 15 der Finanzberater
  • Top 15 der Rechtsberater
Rating und Verbände

Welche Dokumente werden beim Audit geprüft?

Analyse der unternehmensinternen Richtlinien

Ziel: Vorhandensein verbindlicher interner Richtlinien und ihre Vereinbarkeit mit dem russischen Arbeitsrecht prüfen.
Prüfpunkte: interne Arbeits- und Vergütungsordnung, Datenschutzrichtlinie (Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Dritte), Reiserichtlinie.

Anordnungen im Personalwesen (stichprobenweise)

Ziel: Führung der primären Personalakten auf ihre Ordnungsmäßigkeit prüfen.
Prüfpunkte: Einstellungs-, Versetzungs-, Entlassungsanordnungen, Personalkarte Т-2, Anordnungen zu Urlaub, Gratifikationen und Überstunden, Anträge und Bescheinigungen aller Art.

Arbeitsbücher/Arbeitsbuch-Erfassungsblatt

Ziel: Vorhandensein, korrekte Führung und Verwahrung prüfen.
Prüfpunkte: Arbeitsbücher der aktuellen Mitarbeiter (stichprobenweise), Vorhandensein der notwendigen Unterschriften gekündigter Mitarbeiter.

Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen

Ziel: Vorhandensein, Führung und Verwahrung prüfen.
Prüfpunkte: Verbindliche Daten, Abgleich der Garantien mit interner Richtlinien und Anordnungen (zur Einstellung oder Versetzung).

Erfassungsblätter für Anordnungen und Arbeitsverträge

Ziel: Vorhandensein, Führung und Aufbewahrung prüfen.
Prüfpunkte:  Einstellung, Entlassung, Versetzung, Geschäftsreisen, Urlaub, Gratifikationen.

Urlaubsplan

Ziel: Vorhandensein, Führung, Verwahrung und Übereinstimmung mit den tatsächlichen Urlaubszeiten prüfen.
Prüfpunkte: Urlaubsplanung entsprechend Stellenplan, Prüfung der Bilanz der nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage (stichprobenweise).

Stellenplan

Ziel: Vorhandensein, Führung und Verwahrung prüfen.
Prüfpunkte: Datenabgleich mit Stundennachweisen, Änderungen (stichprobenweise).

Stundennachweise

Ziel: Vorhandensein, Führung, Verwahrung prüfen
Prüfpunkte: Datenabgleich mit dem Stellenplan und den Arbeitszeitplänen (falls vorhanden), Anordnungen und Änderungen (stichprobenweise).

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Ziel: Vorhandensein prüfen, mit den Stundennachweisen abgleichen.
Prüfpunkte: Erfassung der Versicherungszeiten.

Werkverträge und zugehörige Abnahmeprotokolle

Ziel: Vorhandensein und Inhalt prüfen.
Prüfpunkte: Überprüfung der Periodizität, Regelmäßigkeit und Kontinuität der Werkverträge;  Überprüfung der Werkverträge auf die Einhaltung des russischen Zivilgesetzbuchs, um das Risiko zu vermeiden, dass Werkverträge von den Behörden als Arbeitsverträge eingestuft werden.

Personalakten

Ziel: Vorhandensein prüfen.
Prüfpunkte: Einhaltung der unternehmensinternen Regeln zur Personalaktenführung (falls vorhanden).

Sonstige Dokumente

Bei Bedarf überprüfen wir gerne weitere personalbezogene Unterlagen.

Phasen eines HR-Audits

Unsere Vorgehensweise gliedert sich in folgende Phasen:

  1. Datenerhebung, Ausfüllung eines Fragebogens;
  2. Einschätzung des Arbeitsaufwands;
  3. Abstimmung des Arbeitsumfangs und der Kosten, Vertragsabschluss;
  4. Durchführung des HR-Audits;
  5. Vorlage und Besprechung des Auditberichts, Empfehlungen, Korrekturmaßnahmen.

Weitere Schritte

Nach Abschluss des HR-Audits können wir gerne:

  • Ihre HR-Dokumente auf den neuesten Stand bringen, Verfahren und Richtlinien für Ihr Unternehmen konzipieren;
  • Sie bei einer Kontrolle durch die Arbeitsinspektion unterstützen.

Auch übernehmen wir gerne Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung.

Zu unseren Kunden zählen sowohl multinationale Unternehmen als auch auf dem russischen Markt tätige mittelständische Unternehmen und Privatinvestoren.