При прохождении аудита важно понимать, что аудит затрагивает разные участки организации. В статье мы рассмотрим специфику прохождения аудита на участке расчетов по оплате труда.
Заработная плата работников, правильность расчётов выплат, вознаграждений и удержаний важна для предприятия, так как затрагивает интересы работников, влияет на атмосферу в рабочем коллективе и отношение к своей работе, не говоря о важности отсутствия проблем с законодательством. Прозрачность видов начислений, открытость информации перед работниками – залог успеха эффективного руководства. Чтобы этого добиться, необходима грамотная постановка учёта расчётов на этом участке. Это поможет и успешно пройти обязательный аудит, и эффективно выстроить работу в организации, и добиться высокой мотивации сотрудников. Некоторые же компании заказывают аудит участка расчетов по оплате труда в качестве инициативного аудита, так как этот участок является объективно важным для функционирования организации.
Что необходимо сделать руководству, чтобы успешно пройти аудит участка расчетов по оплате труда?
Метод дедукции подсказывает, что для начала необходимо предельно логично и понятно оформить документацию, являющуюся основополагающей – штатное расписание, положения об оплате труда и премировании, трудовые договора, должностные инструкции. У работника при ознакомлении с этими документами должно оставаться минимум вопросов.
Аудиторы обращают внимание сотрудников финансовых служб на то, что при проверках организации государственными инспекторами труда важно, чтобы размеры зарплаты, установленные в трудовых договорах, в штатном расписании совпадали и соответствовали суммам, включенным в ведомости на выплату заработной платы. Именно с этой целью в организации должен быть принят локальный нормативный акт, регламентирующий порядок и основания для начисления зарплаты по существующим в организации системам оплаты труда.
Затем важно правильно рассчитывать повторяющиеся выплаты, желательно автоматизировать этот процесс. К ним относятся заработная плата, вознаграждения, отпускные, командировочные, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, до 1,5 лет, удержания по исполнительным листам, НДФЛ.
Кроме того, необходимо обратить внимание на частности процедуры аудита этого участка. О них мы расскажем ниже.
Процедура проверки участка расчёта заработной платы аудитором
Аудиторы, как правило, организовывают проверку выборочно. Выборочность проверки не должна смущать руководителей, так как составляя схему проверки, специалист всегда будет оценивать существенность и определять оптимальный вариант выборки на начальных этапах. Для эффективности и быстроты проверки, в интересах руководителя предоставлять аудитору всю необходимую информацию и ответы на некоторые устные вопросы. Иногда для комфортной коммуникации с обеих сторон целесообразно выделить на время проверки отдельного сотрудника.
Для полноты картины проводимых операций, аудитор может выбрать определенные записи в бухгалтерском учете и проследить их отражение в учете вплоть до того первичного документа, который должен подтверждать реальность и целесообразность выполнения этой операции. Проверку расчетов с персоналом удобно осуществлять в несколько этапов, соответствующих целям и запрашиваемой документации. Их мы рассмотрим в таблице.
Этапы проверки, цель каждого этапа и соответствующая ему документация
| Цель проверки | Запрашиваемая документация |
|
Соблюдение соответствия трудовых отношений законодательным нормам |
Наличие и правильность оформления локальных нормативных актов, приказов о приеме на работу, трудовых договоров, приказов об увольнении работников |
|
Правильность расчета заработной платы (проверка безошибочного применения сдельной/повременной и других вариантов оплаты труда), выплат компенсационного характера и вознаграждений |
Первичные документы по учету труда и заработной платы; выборочный расчёт среднего заработка, отпускных, пособий по временной нетрудоспособности. Выборочный арифметический пересчёт некоторых начислений. |
|
Выплаты стимулирующего и компенсационного характера |
Локальные нормативные акты, приказы о премировании и иных награждениях. |
|
Правомерность и полнота удержаний из заработной платы |
Документы, являющиеся основанием для применения вычетов при расчете НДФЛ: заявления, справки и подтверждающие копии при необходимости. Алименты – документальный результат решения суда. Контроль за максимальным удержанием из заработной платы. |
|
Финансовая отчётность. |
Сверка показателей финансовой отчетности с регистрами синтетического и аналитического учета по оплате труда |
|
Страховые взносы во внебюджетные фонды. |
Правильность расчета налоговой базы и страховых вносов. |
Аудитор для собственного удобства и оптимального распределения времени на проверку, может составить вопросник или тест. Устный опрос используется в ходе получения ответов при предварительной оценке состояния учета расчетов с персоналом по оплате труда, а также в процессе их проверки, при уточнении у специалистов отдельных совершенных хозяйственных операций.
Важные моменты из практики
В своей практике я столкнулась с несколькими интересными, на мой взгляд, вопросами организации учёта заработной платы, на которые нужно обратить внимание руководителям при прохождении аудита.
1. Выплата вознаграждений и их документальное сопровождение.
Не все выплаты стимулирующего характера могут быть учтены в составе расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль, даже если они указаны в локальных нормативных актах организации.
В письме Минфина России от 21.09.2010 № 03-03-06/1/602 прослеживается позиция, что расходы в виде выплат, не связанных с производственными результатами работников, не могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли. Во избежание недопониманий со стороны налоговых органов или сотрудников, лучше обращать внимание на оформление документов, из которых должно прямо следовать, что премии выплачиваются за производственные результаты работы сотрудников. Связь премиальных выплат с производственными результатами должна четко прослеживаться непосредственно в формулировках локальных нормативных актов и приказах на премирование.
2. Денежные средства считаются выплаченными не с момента отправки расчетных документов в банк, а с момента получения их работником.
Особенно актуален вопрос стал с тех пор, когда Закон позволил сотрудникам получать заработную плату в том банке, который работник укажет в своём заявлении с реквизитами. Если день отправки денежных средств не совпадает с днём получения их сотрудником, образуется несвоевременная выплата, которая потребует выплаты компенсации за каждый день просрочки, (хоть это и будет небольшая сумма), также задержка чревата привлечением работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).
3. Отсутствие выплаты аванса, при условии, что работники написали заявление с просьбой выплачивать заработную плату один раз в месяц и при наличии соответствующего пункта в локальном нормативном акте.
Такая формулировка ухудшает положение работников по сравнению с трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ), вариант решения вопроса – сделать аванс в минимальной постоянной сумме. В трудовых договорах следует избегать формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» вместо указания конкретного размера заработной платы. Условия оплаты труда (размер тарифной ставки (оклада), доплаты, надбавки, поощрительные выплаты) — это обязательные условия трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
4. Удержание излишне выплаченной заработной платы по причине счётной ошибки.
В ст. 137 ТК РФ термин «счётная ошибка» остаётся нераскрытым. Под счётной ошибкой, как правило, понимают арифметическую ошибку, (умножение, сложение, вычитание, деление) (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 «Об удержании из заработной платы сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок»).
Технический сбой в компьютерной программе к счетным ошибкам не относится. Это значит, что возврат излишне начисленной и выплаченной зарплат допускается только в случае добровольного согласия работника.
Подведём итоги статьи
Грамотная и профессиональная организация участка расчета оплаты труда снижает риски конфликтных ситуаций, влияет на атмосферу в коллективе и мотивацию каждого работника. Рабочая единица формирует рабочий коллектив, а коллектив определяет успех существования предприятия. Поэтому так важно быть внимательным к интересам каждого сотрудника, минимизировать недопонимания, сделать систему оплаты труда правильной, понятной, а политику вознаграждений за успехи прозрачной.
Аудиторская проверка расчетов по оплате труда затрагивает большое количество хозяйственных операций и большой объем учетных документов по этим операциям. Но результат стоит затраченных средств.
Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о наших услугах, которые включают расчет заработной платы и аудит.
