Бухгалтерские документы и срок их хранения
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе, документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, должны храниться не менее 4 лет.
При получении компанией убытка по итогам года, она имеет право использовать эти убытки в будущем, чтобы снизить налог, заплатив налог от разницы прибыли прибыльного года и убытка убыточного. Документы, которые были получены в такие «убыточные» годы, должны храниться 4 года после полного использования соответствующих убытков. Например, если компания работает с 2015 года, а прибыль по налоговому учету впервые получила только в 2017 году, то она может уменьшить налог на процент от убытков 2015 и 2016 годов. Тогда документы за эти периоды необходимо будет хранить 4 года, начиная с 2017 года.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться не менее 5 лет.
Штрафы за нарушение сроков хранения документов (ст. 120 НК РФ):
- 10 000 рублей – при отсутствии документов бухгалтерского и налогового учета за один налоговый период;
- 30 000 рублей – при отсутствии документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов;
- не менее 40 000 рублей или 20% от суммы неуплаченного налога если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.
Срок хранения кадровой документации
Срок хранения кадровых документов составляет 50 лет (по документам, созданным после 2003 года). Документы, созданные до 2013 года, нужно хранить не менее 75 лет. Если предприятие ликвидируется, то документы должны быть переданы в государственные архивные учреждения.
Существуют также отраслевые стандарты для порядка архивирования различных видов документов, эти стандарты приняты соответствующими ведомствами и органами.
