Из писем коллег и разъяснений органов гос. власти мы выявили невыгодные и опасные заблуждения о хранении документов. В нашей статье мы описали, в чем чаще всего путаются бухгалтеры.
Заблуждение № 1. Надо хранить электронную первичку в распечатанном виде
Закон не требует распечатывать электронную первичку и хранить ее в бумажном виде. Налоговики вправе истребовать документы на проверке. Представить, как правило, нужно заверенные копии (п. 2 ст. 93 НК). Но если документ составлен в электронном виде, направляйте его через личный кабинет или по ТКС.
Есть случай, когда не получится представить документы в том виде, в котором они составлены. Компания вправе оформлять электронные документы в любом формате (письмо ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861). Но налоговики могут принять только документы в виде xml-файлов и скан-образов (tif; jpg; pdf; png).
Документы не в формате ФНС можно отправить в инспекцию двумя способами. Первый — распечатать и направить на бумаге с отметкой о том, что документ заверен электронной подписью (письмо ФНС от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048). Второй — распечатать, отсканировать и заверить скан усиленной электронной подписью (письмо № ЗГ-3-26/13861).
Заблуждение № 2. Можно отсканировать бумажные документы и хранить в электронном виде
Храните документы в том виде, в котором они составлены (п. 24 ФСБУ 27/2021). Переводить бумажные документы в электронный вид не допускается. Это подтверждают чиновники (письма Минфина от 28.12.2022 № 07-01-10/128798, от 05.12.2022 № 03-03-10/118589).
Налоговики на проверке вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 7 п. 2 ст. 93 НК). Сканированные документы не заменяют бумажные исходники, даже если копии заверены усиленной подписью. Если у компании будут только сканы, инспекторы снимут расходы и вычеты, доначислят налоги, пени и штрафы. Кроме того, компанию могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета на 10 тыс. руб. (ст. 120 НК).
Заблуждение № 3. Срок хранения считают с даты оформления документа
Срок хранения документов считайте с 1 января года, следующего за годом, в котором по ним закончилось делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 ФЗ, п. 4.1 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Для первички срок хранения исчисляйте с 1 января года, следующего за годом, в котором вы в последний раз использовали документ для исчисления и уплаты налогов, а также составления отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). В особом порядке отсчитывайте срок хранения регистров по НДС — с даты последней записи (постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают исчисление и уплату налогов, храните пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК).
Документы по убыткам храните в течение всего срока, когда уменьшаете на убыток налоговую базу текущего периода (п. 4 ст. 283 НК). Максимальный срок — 10 лет.
Документы, которые подтверждают расчет и уплату взносов, храните шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК).
Заблуждение № 4. Можно заранее уничтожить документы, которые не подтверждают расчет налога
Безопаснее хранить в течение пяти лет документы, которые хотя бы косвенно подтверждают операции. Налоговики истребуют дополнительные бумаги, чтобы проверить реальность сделок.
